Wofür wird ein Software Wartungsvertrag eigentlich benötigt?

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Der Bereich der Software-Wartung umfasst eine ganze Reihe von Tätigkeiten, welche entweder durch das entwickelnde Unternehmen oder durch freie Firmen durchgeführt werden.
Wofür wird ein Software Wartungsvertrag eigentlich benötigt?

Der Begriff der Software-Wartung, oder englisch Maintenance, kann auf zwei unterschiedliche Formen definiert werden:

Zum einen spricht man von einer Software-Wartung, wenn bereits ausgelieferte Software fehlerbehaftet oder nicht funktionsfähig ist und durch die Wartung in den entsprechend funktionsfähigen Zustand versetzt werden soll.

Zum anderen wird die Software-Wartung als Tätigkeit definiert, bei welcher die bereits funktionsfähige Software durch Fachpersonal kontrolliert und gewartet und bei Bedarf durch Neuerungen und Erweiterungen verbessert  wird.

Beide Varianten sind häufig sowohl im privaten als auch im Geschäftsumfeld zu finden, wobei die professionelle und umfassende Software-Wartung vor allem dem professionellen geschäftlichen Einsatzbereich vorbehalten ist.

Die Wartung im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung

Im Business-Umfeld ist vor allem die Software-Wartung als Teil eines entsprechenden Wartungsvertrages zu finden, bei welcher ein Unternehmen nicht nur eine Software verkauft, sondern auch deren Funktionalität und anstehende Verbesserungen im Rahmen der Software-Wartung garantiert.

So wird die Software im Rahmen der Wartung beständig auf den neuesten Stand gebracht und beispielsweise mit neuen Funktionen erweitert, aber auch bei aufkommenden Problemen schnell überarbeitet und an die vorhandenen Anforderungen angepasst. Durch die kontinuierliche Software-Wartung kann die Funktionsfähigkeit der Software über einen langen Zeitraum garantiert erhalten werden.

Unterschiede in der Softwarewartung für standardtisierte und flexible Softwareprodukte

Standartisierte Softwareprodukte haben in der Regel geringere Anforderungen an Software Wartungsverträge, da sich die Bereitsstellung der Programmupdates überwiegend auf die Anpassungen an gesetzliche Anforderungen bezieht. Gleichzeitig besitzen Standardprodukte jedoch geringe Flexibilität für Individualisierungen und Automatikvorgänge. Dies führt häufig zum Austausch von Standardsoftware innerhalb der ersten 4-5 Jahre.

Die Anforderungen flexibler Softwareprodukte an Softwarewartung ist ungleich höher, da die individuellen Funktionen bei der Softwareaktualisierung beibehalten werden müssen, während gleichzeitg ein upgradefähiger Softwarekernel gewährleistet sein muss.

Die Mangelbeseitigung

Ein Sonderfall hierbei ist die Mangelbeseitigung. Als Hersteller der Software ist der Anbieter häufig verpflichtet, innerhalb der Gewährleistungsfrist Mängel kostenfrei zu beseitigen. Im unternehmerischen Geschäftsverkehr wird häufig eine Reduzierung dieser Frist auf ein Jahr vereinbart. 

Damit die Software möglichst langfristig genutzt werden kann, sollte diese jedoch auf dem aktuellen technischen Stand bleiben und fortlaufend an die aktuellen Einsatzanforderungen und an Änderungen der technischen Betriebssystemumgebung angepasst werden. Dahingehend ist eine Trennung von Softwareupdates für Mangelerfüllung und Weiterentwicklung nach gesetzlichen oder funktionellen Betriebsanforderungen in der Regel nicht möglich.

Der Funktionsumfang

Je nach Service Level Agreement mit dem Dienstleister beinhaltet ein Software Wartungsvertrag in der Regel die Bereitstellung von sog. Software Updates oder Upgrades. Diese können, sofern die Software gering individualisiert eingesetzt wird, im Zusammenhang mit vorherigen Datensicherungen selbständig durch den Anwender eingespielt werden. Hierbei ist zu beachten, inwieweit die upzudatenden Softwareprodukte durch Eintragungen in der Registry des Betriebssystems oder Datenbankvorgänge mit der Netzwerk Betriebssystemumgebung verbunden sind.

Häufig ist es hierbei notwendig, die Software Kundenkonfiguration im Vorfeld des Software Updatevorgangs mit den geänderten Softwarefunktionen zu testen um eine weitgehendst fehlerfreie Funktionalität nach dem Aktualisierungsvorgang zu gewährleisten. 

Ansonsten sollten Softwareupdates im Zusammenhang mit vorheriger Prüfung in einer Testumgebung und Datensicherung durch qualifiziertes Fachpersonal eingespielt werden, um Probleme resultierend aus Betriebsausfall zu vermeiden. Die entstehenden Kosten sind in der Regel nicht durch den Softwarewartungsvertrag mit dem Hersteller abgedeckt und werden wahlweise nach Aufwand berechnet oder über ein Service Level Agreement geregelt.

Die Kosten eines Wartungsvertrages

Ob und mit wie viel Aufwand Software gewartet werden muss, hängt stark ab vom Einsatz der betreffenden Software (Fehleroffenbarung durch unterschiedliche Anwendungsszenarien; dem Wunsch, bestimmte Attribute zu verbessern) und der Einsatzdauer (änderndes Umfeld). Bei unternehmenskritischer Software leistet die Softwarewartung in der Regel einen erheblichen Beitrag zur Investitionssicherheit, stellt andererseits aber auch einen notwendigen Kostenfaktor dar. Daher sind Wartungsvereinbarungen bei unternehmenskritischer Software häufig zu finden. Je nach vereinbartem Service Level (vgl. Service Level Agreement) liegen die jährlichen Kosten dabei üblicherweise in der Größenordnung von 15 % bis 40 % der Investitionssumme der Software.

Fazit

Geringe Anforderungen und Automatisierungen erzeugen geringe Anschaffungs- und Folgekosten bedeuten jedoch häufig erhöhten Personaleinsatz und damit verbunden zusätzliche Personalkosten. Flexible Softwarelösungen sind  unternehmensbezogen zukunftsorientiert, bieten mehr Funktionen und schaffen Automatissmen zum Abgleich von Daten, erfordern andererseits auch einen erhöhten Pflege und Kostenaufwand.

 

 

 

21. April 2019 von Werner Sokol